Het persoonsdossier voor jeugdigen

Deze tekst is geschreven door Mellanie Paulusma in de hoedanigheid van stagiaire bij het Kenniscentrum en voorafgaand aan publicatie voorgelegd aan de landelijke redactieraad van het Kenniscentrum.

Het dossier ten behoeve van een jeugdige binnen een justitiële jeugdinrichting is te vergelijken met dossiers voor volwassengedetineerden en TBS-ers. Ook de bewaarregels van dossiers en het recht op inzage daarin zijn vergelijkbaar.

De directeur van de inrichting draagt zorg dat ten dienste van het verblijf van de jeugdige een dossier wordt aangelegd en bijgehouden.

Indeling dossier
Het dossier dient volgens een vaste indeling opgebouwd te worden waarbij in ieder geval onderscheiden worden (artikel 66 Reglement justitiële jeugdinrichtingen, hierna: Rjj):

·         persoons- en identificatiegegevens;

·         justitiële gegevens;

·         opvang- of behandelgegevens;

·         gegevens omtrent het verblijf.
 

Documenten in dossier

Op grond van artikel 63 lid 1 Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen (hierna: Bjj) dienen in ieder geval te worden opgenomen:

·         rapporten betreffende de tenuitvoerlegging van de opgelegde vrijheidsstraf of maatregel;

·         het verblijfs- of behandelplan;

·         op schrift gestelde samenvattingen van besprekingen voor zover dit betrekking heeft op de vaststelling of wijziging van het verblijfs- en behandelplan;

·         evaluatieverslagen;

·         opname- en ontslaggegevens.
 

Artikel 67 Rjj geeft aan dat nog een aantal andere gegevens in het dossier van de jeugdige opgenomen dient te worden:

·         afschriften van mededelingen, bedoeld in artikel 62, eerste en tweede lid Bjj (mededeling in het kader van poststukken, verbod van voeren van bepaalde telefoongesprekken en dergelijke);

·         uitspraken van de beklagcommissie en de beroepscommissie alsmede mededelingen, bedoeld in artikel 64, vijfde lid Bjj (mededelingen van resultaten bemiddeling);

·         ontvangen afschriften van rechterlijke beslissingen betreffende de vrijheidsstraf of vrijheidsbenemende maatregel;

·         kopieën van correspondentie van de inrichting over de jeugdige;

·         formulieren betreffende verlof en daarop genomen beslissingen alsmede machtigingen van Onze Minister, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid;

·         verzoeken om strafonderbreking en daarop genomen beslissingen;

·         gratieverzoeken en daarop genomen beslissingen;

·         mededelingen omtrent de voorwaardelijke invrijheidstelling;

·         gegevens omtrent de gezondheid van de jeugdige en te zijnen aanzien uitgevoerde verrichtingen, een en ander voor zover de opname van deze gegevens voor een goede opvang of behandeling van hem noodzakelijk is.
 

De informatie die volgens de wetgeving niet dient te worden opgenomen in het dossier mag wel bewaard worden.[1] Dit geldt bijvoorbeeld voor dagelijks werkaantekeningen van het personeel. De beroepscommissie beschouwt als dagelijkse werkaantekeningen: individuele- en groepsrapportages (overdracht- en mentorverslagen, vaardighedenchecklist en de stimulus- responsconsequenties) en de rapportage van de psycholoog en psychiater.[2]
 

Informatie die toegevoegd wordt aan het dossier, dient zoveel mogelijk besproken te worden met de jeugdige. Openheid daarin is zeer belangrijk.[3]
 

Recht op inzage

Van groot belang is dat de jeugdige recht heeft op inzage van de in zijn dossier vastgelegde gegevens. Een speciale regeling ten aanzien van inzagerecht in dossiers van jeugdigen in justitiële jeugdinrichtingen is de Rjj. Wanneer een onderwerp niet is geregeld in de Rjj wordt terugverwezen naar de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Wbp is van toepassing op dossiers van jeugdigen. Zoals de titel al aangeeft, bevat deze wet bepalingen ten aanzien van hoe er omgegaan moet worden met bewaring of verwerking persoonsgegevens. Hier vallen ook dossier van jeugdigen onder.
 

Op grond van artikel 68 lid 2 en 3 Rjj gelden uitzonderingen op het inzagerecht, met name indien inzage in gegevens leidt tot gevaar voor de orde of de veiligheid in de inrichting, de geestelijke of lichamelijke ontwikkeling van de jeugdige, de persoonlijke levenssfeer van anderen dan de jeugdige voor zover zij niet bij de tenuitvoerlegging betrokken zijn. Uitzondering kan ook bestaan indien de uitvoering van het verblijfsplan of het behandelplan dit vereist. De directeur kan op grond van artikel 68 lid 3 Rjj het recht op inzage van evaluatieverslagen beperken tot een daarvan gemaakte samenvatting.[4] Hiervoor kan gekozen worden indien de behandeling van de jeugdige dit vereist. Dit kan onder andere betekenen dat tijdens een gesprek de scherpe kanten van hetgeen op schrift staat worden genuanceerd.[5]
 

Indien er sprake is van een uitzondering op het recht op inzage van het dossier kan de directeur mondeling kennis geven van de gegevens of een door de jeugdige gemachtigde persoon recht op inzage geven (artikel 68 lid 4 sub a en b Rjj).
 

De rapporten met betrekking tot de tenuitvoerlegging van de straf of maatregel dienen telkens beschikbaar te zijn voor bevoegde personen (hierbij kan gedacht worden aan behandelaars en de jeugdige zelf) en gemakkelijk toegankelijk te zijn. De jeugdige moet waar mogelijk de kans hebben om feiten in het dossier te weerspreken en te laten corrigeren.[6]
 

Andere personen die het jongerendossier mogen inzien zijn de ouders of voogd, stiefouder of pleegouders, tenzij de belangen van het kind zich daartegen verzetten of inzage achterwege dient te blijven ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van anderen. Zodra de jeugdige zestien jaar is geworden dient hij of zij toestemming te verlenen voor de inzage in het dossier. Naast ouders of voogden hebben ook voogdij- instellingen, reclassering en de Raad voor de Kinderbescherming recht op inzage in het dossier van de jeugdige voor zover dit nodig is voor de uitoefening van hun taken (artikel 69 lid 2 en 3 Rjj).
 

Bewaarplaats- en duur

Zolang de jeugdige in de inrichting verblijft wordt het dossier in een afsluitbare ruimte bewaard. Dit dossier wordt overhandigd aan de inrichting van bestemming indien er sprake is van een overplaatsing (artikel 70 lid 1 en 2 Rjj). Het dossier wordt tien jaar bewaard, te rekenen vanaf het tijdstip dat de vrijheidsstraf of maatregel eindigt (artikel 71 lid 1 Rjj). Na tien jaar worden de gegevens vernietigd of bewerkt zodat dat de informatie niet herleidbaar is tot de jeugdige.
 

Indien de jeugdige binnen tien jaar opnieuw wordt veroordeeld, wordt de termijn geschorst voor de duur van de tenuitvoerlegging van de nieuwe vrijheidsstraf of maatregel (artikel 71 lid 3 Rjj).
 

Beklag

Indien het recht op inzage voor de jeugdige wordt belemmerd of verboden heeft de jeugdige de mogelijkheid om zich tot de maandcommissaris te wenden met het verzoek om te bemiddelen tussen hem of haar en de directie. Dit verzoek kan gedaan worden indien het gaat om gedragingen jegens de jeugdige of een bij of krachtens de wet gestelde zorgplicht (artikel 64 lid 1 Bjj). Vervolgens heeft de jeugdige het recht om in beklag te gaan tegen een beslissing waartegen beklag openstaat binnen zeven dagen na die waarop de jeugdige kennis heeft gekregen van de beslissing (artikel 66 lid 5 Bjj). Indien er eerst een verzoek is gedaan aan de maandcommissaris tot bemiddeling, geldt dat de indiening van het klaagschrift moet zijn geschiedt uiterlijk op de zevende dag na die waarop de jeugdige de schriftelijke mededeling van bevindingen van de maandcommissaris heeft ontvangen (artikel 66 lid 6 Bjj).