Wet- en regelgeving

Penitentiaire beginselenwet (Pbw)

Artikel 59
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld omtrent de aanleg van dossiers. In elk geval betreffen deze de omschrijving van gedetineerden over wie een dossier moet worden aangelegd, de aard van de daarin vervatte informatie, het recht op inzage of afschrift van het dossier door de betrokken gedetineerde en de beperkingen daarop en de termijn gedurende alsmede de wijze waarop het dossier bewaard blijft.

Penitentiaire maatregel (Pm)

Artikel 35
Met uitzondering van personen in vreemdelingenbewaring wordt van iedere gedetineerde en deelnemer aan een penitentiair programma een penitentiair dossier aangelegd.

Artikel 36
1. Het penitentiair dossier wordt op zorgvuldige wijze volgens een vaste standaardindeling opgebouwd. In de navolgende volgorde worden in het penitentiair dossier opgenomen:
a. een overzicht van de periodes en inrichtingen van verblijf;
b. selectie- en plaatsingsvoorstellen;
c. registratiekaarten;
d. de in artikel 37 genoemde bescheiden, gerangschikt per inrichting.
2. Het dossier wordt in een afsluitbare ruimte in de inrichting bewaard.

Artikel 37
1. In het penitentiair dossier worden tevens opgenomen:
a. een eindrapportage van de inrichting bij invrijheidstelling van de gedetineerde dan wel een eindrapportage van het penitentiair programma bij invrijheidstelling vanuit het penitentiair programma van de deelnemer daaraan;
b. een kopie van een selectieadvies onderscheidenlijk een overplaatsingsvoorstel tot deelname aan een penitentiair programma of de beëindiging daarvan met de daarbij behorende adviezen;
c. de meest recente registratiekaart;
d. andere belangrijke justitiële documenten, waaronder:

1. ° het extract van het vonnis;
2. ° formulieren betreffende verlof en de daarop genomen beslissing;
3. ° verzoeken onderscheidenlijk machtigingen tot plaatsing en overplaatsing en deelname aan een penitentiair programma;
4. ° gratieverzoeken en de daarop genomen beslissing;
5. ° verzoeken om strafonderbreking en de daarop genomen beslissing;
6. ° mededelingen omtrent de vervroegde invrijheidstelling.

e. uitslagen van urinecontroles, dan wel een samenvattend overzicht daarvan;
f. kopieën van strafrapporten, meldingen van bijzondere voorvallen en interne meldingen;
g. documenten betreffende beklagzaken en beroepszaken;
h. kopieën van correspondentie van de inrichting over de gedetineerde;
i. een kopie van het intakeformulier per inrichting van verblijf;
j. samenvattingen van periodieke besprekingen over de gedetineerde in inrichtingsoverleggen.
2. De overige op de gedetineerde betrekking hebbende stukken worden verzameld in een inrichtingsdossier. Zij worden gerangschikt naar onderwerp in chronologische volgorde.

Artikel 38
1. Indien de directeur een voorstel tot selectie van een gedetineerde doet, zendt hij daarbij het penitentiair dossier mee aan de selectiefunctionaris.
2. De directeur zendt het penitentiair dossier gelijktijdig met de formele overplaatsing van de gedetineerde aan de directeur van de inrichting of afdeling waar de gedetineerde verder zal verblijven.
3. Indien een gedetineerde in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een penitentiair programma zendt de directeur het penitentiair dossier aan de directeur bedoeld in artikel 8, eerste lid.
4. Bij invrijheidstelling, ontvluchting of overlijden van een gedetineerde zendt de directeur het penitentiair dossier naar Onze Minister.

Artikel 39
1. Onze Minister bewaart het penitentiair dossier gedurende een termijn van tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst van het dossier.
2. Na de in het eerste lid genoemde termijn worden de bescheiden, opgenomen in het penitentiair dossier, vernietigd, ofwel zodanig bewerkt dat deze niet meer tot de gedetineerde kunnen worden herleid, tenzij dit in strijd is met een aanmerkelijk belang van een ander dan de gedetineerde.
3. Indien de gedetineerde vóór de afloop van de in het eerste lid genoemde termijn opnieuw wordt gedetineerd vervalt de bewaartermijn.
4. Het inrichtingsdossier, bedoeld in artikel 37, tweede lid, wordt zes maanden na beëindiging van het verblijf van de gedetineerde in de inrichting vernietigd. Indien de gedetineerde vóór afloop van deze termijn opnieuw in de inrichting wordt gedetineerd vervalt de bewaartermijn.

Artikel 40
1. De directeur kan, in geval van weigering van inzage door de gedetineerde van diens dossier op een van de gronden van artikel 30 van de Wet persoonsregistraties, een door de gedetineerde gemachtigd lid van de commissie van toezicht doen kennis nemen van de gegevens waarvan de kennisneming aan de gedetineerde onthouden wordt. De artikelen 57 en 58 van de wet (Pbw) zijn overeenkomstig van toepassing.
2. Aan Onze Minister en de door deze aan te wijzen ambtenaar of medewerkers kunnen gegevens uit het dossier worden verstrekt voor zover dat noodzakelijk is voor:
a. de behandeling van verzoeken de gedetineerde betreffende;
b. de behandeling van procedures de gedetineerde betreffende;
c. het beheer van de dossiers;
d. de behandeling van overige beslissingen de gedetineerde betreffende. Hetzelfde geldt voor de selectiefunctionaris, de directeur en de door hen aangewezen ambtenaren of medewerkers.

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

Artikel 35
1. De betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
2. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
3. Voordat een verantwoordelijke een mededeling doet als bedoeld in het eerste lid, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt hij die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.
4. Desgevraagd doet de verantwoordelijke mededelingen omtrent de logica die ten grondslag ligt aan de geautomatiseerde verwerking van hem betreffende gegevens.

Artikel 36
1. Degene aan wie overeenkomstig artikel 35 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
3. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
4. Indien de persoonsgegevens zijn vastgelegd op een gegevensdrager waarin geen wijzigingen kunnen worden aangebracht, dan treft hij de voorzieningen die nodig zijn om de gebruiker van de gegevens te informeren over de onmogelijkheid van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming ondanks het feit dat er grond is voor aanpassing van de gegevens op grond van dit artikel.
5. Het bepaalde in het eerste tot en met vierde lid is niet van toepassing op bij de wet ingestelde openbare registers, indien in die wet een bijzondere procedure voor de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van gegevens is opgenomen.

Artikel 37
1. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan een verzoek als bedoeld in de artikelen 35 en 36, in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.
2. De verantwoordelijke draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
3. De verzoeken, bedoeld in de artikelen 35 en 36, worden ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van zestien jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers. De betrokken mededeling geschiedt eveneens aan de wettelijke vertegenwoordigers.

Artikel 39
1. De verantwoordelijke kan voor een bericht als bedoeld in artikel 35 een bij of krachtens algemene maatregel van bestuur vast te stellen vergoeding van kosten verlangen die ten hoogste € 5 bedraagt.
2. De vergoeding wordt teruggegeven in geval de verantwoordelijke op verzoek van de betrokkene, op aanbeveling van het College of op bevel van de rechter tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming is overgegaan.
3. Het bedrag genoemd in het eerste lid kan in bijzondere gevallen bij algemene maatregel van bestuur worden gewijzigd.

Artikel 43
De verantwoordelijke kan de artikelen 9, eerste lid, 30, derde lid, 33, 34 en 35 buiten toepassing laten voor zover dit noodzakelijk is in het belang van:
a. de veiligheid van de staat;
b. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
c. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c, of
e. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Artikel 45
Een beslissing op een verzoek als bedoeld in de artikelen 30, derde lid, 35, 36 en 38, tweede lid, alsmede een beslissing naar aanleiding van de aantekening van verzet als bedoeld in de artikelen 40 of 41 gelden voor zover deze is genomen door een bestuursorgaan als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 46
1.Indien een beslissing als bedoeld in artikel 45 is genomen door een ander dan een bestuursorgaan, kan de belanghebbende zich tot de rechtbank wenden met het schriftelijk verzoek, de verantwoordelijke te bevelen alsnog een verzoek als bedoeld in de artikelen 30, derde lid, 35, 36 of 38, tweede lid, toe of af te wijzen dan wel een verzet als bedoeld in de artikelen 40 of 41 al dan niet te honoreren.
2.Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van de verantwoordelijke. Indien de verantwoordelijke niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen zes weken na afloop van die termijn.
3.De rechtbank wijst het verzoek toe, voor zover zij dit gegrond oordeelt. Alvorens de rechtbank beslist, stelt zij zo nodig de belanghebbenden in de gelegenheid hun zienswijze naar voren te brengen.
4.De indiening van het verzoekschrift behoeft niet door een advocaat te geschieden.
5.De derde afdeling van de vijfde titel van het Tweede Boek van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering is van overeenkomstige toepassing.
6.De rechtbank kan partijen en anderen verzoeken binnen een door haar te bepalen termijn schriftelijke inlichtingen te geven en onder hen berustende stukken in te zenden. De verantwoordelijke en belanghebbende zijn verplicht aan dit verzoek te voldoen. De artikelen 8:45, tweede en derde lid, en 8:29 van de Algemene wet bestuursrecht zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 47
1.De belanghebbende kan zich ook binnen de termijn bepaald voor het beroep op grond van de Algemene wet bestuursrecht, dan wel die, bedoeld in artikel 46, tweede lid, tot het College wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke, dan wel gebruik maken van een geschillenbeslechtingsregeling op grond van een gedragscode ten aanzien waarvan een verklaring is afgegeven als bedoeld in artikel 25, eerste lid. In dat geval kan in afwijking van artikel 6:7 van de Algemene wet bestuursrecht het beroep nog worden ingesteld, dan wel de procedure ingevolge artikel 46 nog aanhangig worden gemaakt nadat de belanghebbende van het College of ingevolge een geschillenbeslechtingsregeling op grond van een gedragscode ten aanzien waarvan een verklaring is afgegeven als bedoeld in artikel 25, eerste lid, bericht heeft ontvangen dat de behandeling van de zaak is beëindigd, doch uiterlijk zes weken na dat tijdstip.
2.Tijdens de behandeling van het beroep en de procedure, bedoeld in het eerste lid, kunnen de instanties die zijn belast met de behandeling van het geschil, het advies van het College inwinnen.