Het penitentiair dossier

Ten aanzien van gedetineerden worden verschillende dossiers aangelegd. Artikel 59 van de Penitentiaire beginselenwet (Pbw) vormt de basis voor hoofdstuk acht van de Penitentiaire maatregel (Pm), waar het wettelijk kader voor het penitentiair dossier en het inrichtingsdossier wordt gegeven.
Ten aanzien van iedere gedetineerde en deelnemer aan een penitentiair programma (met uitzondering van personen in vreemdelingenbewaring) wordt door het Bureau Selectie en Detentiebegeleiding (BSD) een penitentiair dossier aangelegd, ook wel het pendossier of pendos genoemd. Daarnaast wordt ten aanzien van alle gedetineerden en vreemdelingen een inrichtingsdossier aangelegd.

Het penitentiair dossier
Het doel van het pendossier is het kunnen gebruiken van de daarin opgenomen informatie bij de monitoring van de gedetineerde gedurende de detentie of (binnen de in artikel 39 Pm aangegeven termijn) nieuwe detenties. Bij vreemdelingen is deze noodzaak niet aanwezig omdat hun verblijf in beginsel kort van duur is en er geen sprake is van een eventuele volgende detentie. Dit is de reden dat van vreemdelingen geen pendossier wordt aangelegd maar wel een inrichtingdossier.[1]

Ingevolge artikel 36 lid 1 Pm kent het penitentiair dossier (hierna: pendossier) een standaard indeling. De inhoud van het dossier is onder meer van belang voor verlofaanvragen en overplaatsingsbeslissingen. In het penitentiair dossier moeten zich de stukken bevinden die in de artikelen 36 lid 1 en 37 lid 1 Pm limitatief zijn opgesomd:
- een overzicht van de periodes en inrichtingen van verblijf;
- selectie- en plaatsingsvoorstellen;
- registratiekaarten;
- een eindrapportage van de inrichting bij invrijheidstelling van de gedetineerde dan wel een eindrapportage van het penitentiair programma bij invrijheidstelling vanuit het penitentiair programma van de deelnemer daaraan;
- een kopie van een selectieadvies onderscheidenlijk een overplaatsingsvoorstel tot deelname aan een penitentiair programma of de beëindiging daarvan met de daarbij behorende adviezen;
- de meest recente registratiekaart;
- andere belangrijke justitiële documenten, waaronder: 
 

• het extract van het vonnis;
• formulieren betreffende verlof en de daarop genomen beslissing;
• verzoeken onderscheidenlijk machtigingen tot plaatsing en overplaatsing en deelname aan een penitentiair programma;
• gratieverzoeken en de daarop genomen beslissing;
• verzoeken om strafonderbreking en de daarop genomen beslissing;
• mededelingen omtrent de vervroegde invrijheidstelling.
   

- uitslagen van urinecontroles, dan wel een samenvattend overzicht daarvan;
- kopieën van strafrapporten, meldingen van bijzondere voorvallen en interne meldingen;
- documenten betreffende beklagzaken en beroepszaken;
- kopieën van correspondentie van de inrichting over de gedetineerde;
- een kopie van het intakeformulier per inrichting van verblijf;
- samenvattingen van periodieke besprekingen over de gedetineerde in inrichtingsoverleggen.

Inrichtingsdossier
Alle overige stukken die niet in het penitentiair dossier thuis horen, maar die wel betrekking hebben op de gedetineerde, dienen ingevolge artikel 37 lid 2 Pm te worden opgenomen in het inrichtingsdossier.

De gegevens die het penitentiair- dan wel inrichtingsdossier vormen worden in de inrichting vastgelegd in TULP (Ten Uitvoer Legging Penitentiaire beschikkingen) verblijfsregistratiesysteem. Hierin worden ook andere persoonsgegevens van de gedetineerde opgenomen die voor de inrichting van belang zijn, zoals: plaatsingstitel, identificatiegegevens, gegevens over de gezondheid, godsdienst etc.[2]

Het penitentiair dossier gaat ingevolge artikel 38 lid 2 Pm bij overplaatsing van de gedetineerde mee naar de andere inrichting. Zo ontstaat een beeld van het gehele detentieverloop van de gedetineerde. Het inrichtingsdossier gaat bij overplaatsing niet mee naar de volgende inrichting. Dit dossier is namelijk slechts bedoeld voor de inrichting zelf.

‘Penitentiair strafblad’
De directeur houdt op grond van artikel 54 lid 1 Pbw van elke strafoplegging dan wel wijziging daarvan aantekening. In het penitentiair dossier wordt een ‘strafblad’ bijgehouden dat de gedetineerde blijft achtervolgen tijdens zijn detentie en bepalend kan zijn voor selectiebeslissingen.[3]

Bewaren van het pendossier
Artikel 39 Pbw regelt het een en ander met betrekking tot het bewaren van het pendossier. Wanneer de gedetineerde in vrijheid wordt gesteld, ontvlucht of komt te overlijden, dient de directeur het penitentiair dossier naar de minister van Justitie te sturen (zie artikel 38 lid 4 Pm). De minister bewaart het dossier ingevolge artikel 39 lid 1 Pm gedurende een termijn van tien jaar. Na het verstrijken van de termijn dienen de stukken uit het dossier te worden vernietigd, of zodanig te worden geanonimiseerd dat deze niet meer tot de gedetineerde kunnen worden herleid (bijvoorbeeld wanneer het dossier wordt gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek). Een pendossier hoeft niet te worden vernietigd of geanonimiseerd wanneer dit in strijd is met een aanmerkelijk belang van een ander dan de gedetineerde. Hierbij kan worden gedacht aan een situatie waarbij een gedetineerde een schadeclaim heeft ingediend tegen een personeelslid van de inrichting.[4]
De bewaartermijn vervalt indien de (ex-) gedetineerde binnen tien jaar weer opnieuw wordt gedetineerd. In een dergelijke situatie zijn de gegevens van een vorige detentie vaak van belang. De bewaartermijn van het oude dossier zal dan gelijk zijn aan die van het dossier dat bij de nieuwe detentie wordt opgebouwd.[5]

Bewaren van het inrichtingsdossier
Bij het inrichtingsdossier is de bewaartermijn aanmerkelijk korter. Ingevolge artikel 39 lid 4 Pm dient de directeur van de inrichting waar de gedetineerde heeft verbleven, na afloop van de detentie het dossier zes maanden te bewaren. Na verloop van deze termijn dient het dossier te worden vernietigd. Deze termijn kan vervallen wanneer de gedetineerde binnen zes maanden opnieuw in dezelfde inrichting wordt gedetineerd.

Inzagerecht
Het recht op inzage is voor gedetineerden wellicht een van de belangrijkste aspecten van het penitentiair dossier. Het komt geregeld voor dat gedetineerden vragen om inzage in hun penitentiair dossier. Niet alleen gedetineerden hebben recht op inzage. Ingevolge artikel 40 lid 2 Pm kunnen tevens aan de minster van Justitie en de door hem aan te wijzen ambtenaren of medewerkers gegevens uit het dossier worden verstrekt voor zover dat noodzakelijk is voor: de behandeling van verzoeken de gedetineerde betreffende; de behandeling van procedures de gedetineerde betreffende; het beheer van de dossiers; en de behandeling van overige beslissingen die de gedetineerde betreffen. Dit geldt overigens ook voor de selectiefunctionaris, de directeur en de door hen aangewezen ambtenaren of medewerkers.

Met betrekking tot het inzagerecht is naast de penitentiaire regelgeving ook andere wetgeving van belang. In de memorie van toelichting bij de Pm staat dat de Wet op de persoonsregistraties van toepassing is op de penitentiaire dossiers. Deze wet is echter niet meer geldig en is sinds 1 september 2001 vervangen door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ) heeft duidelijk gemaakt dat deze laatste wet nu van toepassing is op de penitentiaire dossiers. Dit houdt in dat ook de bepalingen over inzage uit die wet van toepassing zijn op penitentiaire dossiers.[6]

Ingevolge artikel 35 Wbp heeft de gedetineerde in beginsel recht op inzage in zijn penitentiair dossier. Dit inzagerecht geldt echter niet voor het inrichtingsdossier. Het inrichtingsdossier valt namelijk niet onder de Wbp.[7]  

De gedetineerde kan (ingevolge artikel 35 Wbp) bij de directeur van de inrichting waar hij verblijft, een verzoek tot inzage in zijn pendossier doen. Indien de directeur de gedetineerde weigert inzage te geven in zijn pendossier op basis van één van de gronden van artikel 43 Wbp, kan hij ingevolge artikel 40 lid 1 Pm een door de gedetineerde gemachtigd lid van de commissie van toezicht doen kennisnemen van de gegevens waarvan de kennisneming aan de gedetineerde onthouden wordt. In dit geval zijn de artikelen 57 en 58 Pbw van overeenkomstige toepassing. Artikel 40 lid 1 Pm biedt de gedetineerde de mogelijkheid, in geval inzage aan hem wordt geweigerd, de juistheid van de informatie in zijn pendossier te laten toetsen door een onafhankelijke partij.[8]

De directeur kan, zoals beschreven, een verzoek tot inzage in het pendossier van de gedetineerde weigeren op grond van de in artikel 43 Wbp genoemde gronden (dit artikel vervangt artikel 30 van de inmiddels niet meer geldende Wpr). Deze gronden zijn:

• de veiligheid van de staat;
• de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
• het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder het tweede en derde punt;
• de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Onder ‘de bescherming van de betrokkene of de rechten en vrijheden van anderen’ vallen ook de rechten en vrijheden van de houder van de gegevens. Voor het gevangeniswezen zal onder de bescherming van rechten en vrijheden van de houder waarschijnlijk ook worden begrepen de handhaving van de orde en de veiligheid in de inrichting.[9] Waarschijnlijk, omdat artikel 43 Wbp een zekere aanscherping is van het voormalige artikel 30 Wpr, in die zin dat het nu niet meer dient te gaan over gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, maar om de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen dan de verzoeker. Niet ieder gewichtig belang van een ander dan de verzoeker zal aldus nog kunnen worden aangemerkt als een recht of vrijheid (in de zin van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM)). Dit betekent bijvoorbeeld dat de directeur van de inrichting niet uitsluitend op grond van zijn belang om administratieve lasten te beperken, een verzoek om informatie zal mogen afwijzen. De directeur zal aannemelijk moeten maken dat door inwilliging van een dergelijk verzoek de administratieve lasten zodanig disproportioneel zijn dat hij in een van zijn rechten en vrijheden wordt aangetast of dreigt te worden aangetast. Dit vloeit voort uit de Memorie van Toelichting bij de Wbp.[10]

Wanneer het verzoek om inzage in het pendossier door de directeur van de inrichting wordt ingewilligd, heeft de gedetineerde in beginsel recht op inzage in het complete dossier. De directeur dient de integrale tekst van de stukken in het pendossier aan de gedetineerde te verstrekken en kan niet volstaan met het enkel vermelden van de inhoudsopgave van het dossier.[11]

Wanneer het om een omvangrijk dossier gaat, kan de gedetineerde wel worden gevraagd welk deel van het dossier hij wil inzien. Gedurende de inzage mag de gedetineerde aantekeningen maken.[12] Daarnaast mag de gedetineerde in beginsel ook kopieën van het dossier (laten) maken.[13] Hiervoor mogen ook kosten in rekening worden gebracht. De RSJ heeft echter wel bepaald dat er grenzen zijn gesteld aan deze kosten.[14]
De RSJ acht het voorts niet onredelijk of onbillijk om van een gedetineerde te verlangen dat hij beweegredenen voor inzage in het pendossier meedeelt.[15]

Aan de verplichting om de gedetineerde inzage in zijn inrichtingsdossier te geven in een begrijpelijke taal (ingevolge art. 35 lid 2 Wbp) is in ieder geval voldaan door specifieke stukken (die van belang waren voor een te voeren procedure) te laten vertalen en overige stukken te doen inzien en laten uitleggen door een personeelslid.[16]

Wanneer de gedetineerde naar aanleiding van de inzage van oordeel is dat de gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig en niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt, kan hij de verantwoordelijke (in dit geval de directeur van de inrichting) verzoeken de gegevens te corrigeren (artikel 36 lid 1 Wbp). Het recht op correctie houdt in het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens.

Beklag
De gedetineerde kan ingevolge artikel 60 Pbw in beklag tegen de beslissing die de directeur neemt op het verzoek tot inzage in of correctie van het dossier. In geval van een klacht tegen de weigering van de directeur om over te gaan tot correctie dient te worden opgemerkt dat de beklagcommissie (bij beklag) en de RSJ (bij beroep) slechts kunnen beoordelen of een weigering van de directeur om gevraagde correcties aan te brengen, redelijk of billijk is.[17]

Naast het volgen van de beklagprocedure op grond van artikel 60 Pbw is het mogelijk om de in de Wbp genoemde procedure te belopen. Allereerst is het mogelijk om bij het College Bescherming Persoonsgegevens een bemiddelingsverzoek te doen ingevolge artikel 47 Wbp. Vervolgens kan middels een verzoekschrift aan de rechtbank de rechter worden gevraagd de te oordelen over het geschil (artikel 46 Wbp).


------------------------------------------------------------------------
[1] Kamerstukken II, 1997/98, 25 712, nr. 1 (NvT bij de Pm).

[2] G. de Jonge en H. Cremers, Bajesboek. Handboek voor gedetineerden, Breda: Papieren Tijger 2008, p. 219.

[3] G. de Jonge en H. Cremers, Bajesboek. Handboek voor gedetineerden, Breda: Papieren Tijger 2008, p. 252.

[4] Kamerstukken II, 1997/98, 25 712, nr. 1 (NvT bij de Pm).

[5] Kamerstukken II, 1997/98, 25 712, nr. 1 (NvT bij de Pm).

[6] RSJ 28 maart 2003, 02/1801/GA en RSJ 21 juni 2006, 06/1454/GA.

[7] RSJ 25 juli 2002, 02/0871/GA.

[8] Kamerstukken II, 1997/98, 25 712, nr. 1 (NvT bij de Pm).
[9] Kamerstukken II, 1997/98, 25 712, nr. 1 (NvT bij de Pm). Hier wordt overigens nog uitgegaan van het inmiddels door artikel 35 Wbp vervangen artikel 30 Wpr. Deze artikelen zijn echter grotendeels vergelijkbaar.

[10] Kamerstukken II, 1997/98, 27835, nr. 3 (MvT bij de Wbp).

[11] RSJ 24 juni 2006, 05/2866/GA en RSJ 15 augustus 2005, 05/1150/GA.

[12] G. de Jonge en H. Cremers, Bajesboek. Handboek voor gedetineerden, Breda: Papieren Tijger 2008, p. 260-261.

[13] RSJ 28 maart 2003, 02/1801/GA

[14] RSJ 21 juni 2006, 06/1454/GA.

[15] RSJ 1 november 2002, 02/1356/GA.
[16] RSJ 31 augustus 2009, 09/0105/GA.

[17] G. de Jonge en H. Cremers, Bajesboek. Handboek voor gedetineerden, Breda: Papieren Tijger 2008, p. 262.